如何组织您的家族史文件

如何组织您的家族史文件

无论选择哪种系统来组织家庭历史记录文件,最好决定要如何组织这些文件并决定使用计算机系统还是纸质方法。

组织家庭历史记录文件的最佳方法之一是为每个家庭拥有一个文件夹,然后在主文件夹下创建子文件夹,以获取您发现的信息,例如出生,婚姻和死亡,人口普查信息,军事记录,报纸摘录,遗嘱和其他任何详细信息。 如果您遵循计算机系统或纸张系统,则此方法将起作用。


在计算机上整理家庭史文件

首先,您应该确定希望在计算机上的哪个位置存储所有家族史信息,以便将其放在最佳和最方便的位置进行访问。  

最好的方法之一是命名主文件夹家族历史或David的祖先等,然后在此部分中为要研究的所有家族姓氏创建文件夹。 然后,您可以在姓氏文件夹中为最年轻的祖先创建一个文件夹,并在发现更多祖先时将更多文件夹添加到姓氏文件夹中,并将最年轻祖先的文件夹移至新的祖先。

您还可以将家庭组表和血统书放入文件夹中。


在计算机上创建文件夹

在示例中可以看到,我创建了一个名为David's Ancestry的文件夹,然后为Dand家族创建了一个文件夹,然后在此文件夹中为Lucy Dand(生于1802年)创建了一个文件夹。 一旦我在Dand文件夹中找到了该信息,便为她的父亲Thomas Dand创建了一个文件夹,将Lucy的文件夹移入其中。 我在露西的文件夹中有子文件夹供她洗礼和结婚之用, 然后,我为发现的所有普查信息创建了一个子文件夹。

皮夹
露西·丹德(Lucy Dand)文件夹

您可以根据需要创建任意数量的文件夹,但是请记住,过多的文件夹可能会造成混淆,从而使无意中将文档放置在错误的位置变得容易得多。

但是,创建文件夹将使您更容易在需要时再次查找您的信息。


合并两个文件夹

如果您发现已经在两个不同的地方创建了两个具有相同名称的文件夹,而我在很多场合都这样做过,那么请谨慎决定要保留哪个文件夹并删除另一个文件夹。

然后,您可以通过以下方式将文档移动到该文件夹​​中:全部单击(或使用Ctrl-A)并使用拖放方法,或者右键单击并使用“剪切”,然后单击粘贴到所需的文件夹中将文档移动到。

如果您有两个名称相同的文件,每个文件夹中有一个,则在删除其中一个文件之前,应检查它们是否具有相同的信息,以防另一个文件包含更多最新的详细信息和研究。


桌面上的许多文件

如果像我一样,您的计算机桌面上有多个文件,则可能会使文件显得混乱,并降低计算机的速度。 这也使备份数据变得更加困难,因为您必须记住要从多个不同的位置备份文件。 最好移动这些文件,以便将所有家族史文件放在同一位置。


下载文件夹

可以找到另一个有很多文档的地方是downloads文件夹,因为如果您将很多文档下载到计算机上,则最终将是在那里。

将所有这些文件都移到其相应的文件夹中也是谨慎的做法,这样可以降低意外丢失文件的风险。 没有什么比丢失宝贵的下载内容,然后不记得从哪里下载它或下载不再可用更糟糕的了。


删除旧文件

组织家庭历史记录文件的另一种方法是删除不再需要的任何文件,以释放计算机上的空间并使其他文件更易于查找。


备份资料

您可以通过多种方式备份数据,包括使用Dropbox,Microsoft OneDrive,Apple的Icloud或Google Drive。 所有这些提供商都免费提供了一些存储空间。


投寄箱

投寄箱提供2GB的可用空间。 从删除日期开始,您可以在30天内恢复已删除的文件,因此,如果您无意中删除了以后希望保留的文件,则可以轻松地还原它。

您还可以与其他家庭成员共享文件和文件夹。 他们可以将文件夹以ZIP文件的形式下载到自己的计算机上,并且不需要拥有自己的Dropbox帐户。 Dropbox拥有适用于台式机和移动设备的应用程序,您可以轻松地将文件从计算机拖放到Dropbox文件夹中。  

投寄箱还提供2要素身份验证,以确保文件的安全性。


微软OneDrive

微软OneDrive提供5GB的可用空间。 OneDrive的最佳功能之一是可以将文档保留在OneDrive中,并且仅在需要使用文件时才下载文件。 如果您使用的设备存储空间有限,这是完美的选择。

您可以从任何设备访问文件,无论是Windows台式机,Android Tablet,iPad,iPhone还是Android手机。 与朋友和家人共享文件也很容易。

您可以通过电子邮件或短信发送指向文档的链接。


Google云端硬碟

Google云端硬盘免费为您提供15GB的存储空间。 应用程序适用于iOS和Android设备,您还可以通过访问drive.google.com在台式计算机上访问Google云端硬盘。 

如果您当前拥有Gmail,YouTube或Google Play帐户,则您将自动拥有一个Google云端硬盘帐户。

您可以在设备上编辑文档,然后将该文档上传到Google云端硬盘,所有设备都会自动进行同步,因此您可以在任何地方访问文件。

您还可以通过输入朋友和家人的电子邮件地址与他们共享文档。


iCloud存储

您可以使用Apple iCloud获得5GB的免费存储空间。 您也可以使用此帐户备份iPad和其他Apple设备。

当您的设备连接至墙上插座或计算机时,您的文档会自动备份到iCloud。

您还可以从多个设备访问文件,以便可以在任何地方访问文件。 如果您要拜访朋友和家人,并希望向他们展示您的家族史研究,这是完美的选择。


其他组织家庭历史记录文件的方法

如果您不希望将家族史信息存储在计算机上,则也可以使用拉杆档案或其他组织系统来组织它们。 您可以在杠杆拱文件中为每个家庭姓氏创建一个文件夹,以与计算机系统几乎相同的方式添加子文件夹,并在发现每个家庭成员时为其添加文件夹。 

您可以购买分隔线,以便可以轻松分隔所有不同的文件,以便在需要时可以轻松找到它们。

为每个家庭使用不同的颜色文件-这样可以更轻松地为您要研究的家庭选择正确的文件,因此在到达唱片办公室时,您不会发现自己的信息有误。


卡索引系统

通过使用卡片索引系统,您可以为每个祖先创建一张卡片,详细说明其生活中的关键事件,并为祖先分配一个编号,以便您可以将该编号与所有其他文件进行交叉引用。

分配此数字的一种方法是从您自己开始,给自己分配数字1,父母2和3,父亲的父母4和5,母亲的父母6和7,依此类推。 赫伯特是我父亲的曾祖父,所以我给他分配了8号。

家谱编号系统
赫伯特·邓克利祖先卡

从您的祖先赫伯特·敦克利(Herbert Dunkley)的卡片中可以看到,我添加了有关他的所有相关信息,例如他的出生,结婚和死亡日期,每次普查时他的住所以及他的孩子的出生日期。 当然,您可以添加所需的任何其他信息。

有关使用纸质系统记录家族史的更多信息,请阅读我的文章: 记录家族史:为什么组织研究很重要. 无论选择哪种方法,都希望同时使用这两种方法,对于纸质文件和计算机化的记录及文件,最好使用同一系统。

最重要的是,玩得开心!! 我希望您喜欢决定如何组织家庭史文件的过程-有很多不同的方法可供选择!